Políticas de privacidad - Grupo Plenitud Colombia

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PLENITUD PROTECCIÓN

Justificación

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. dando cumplimiento a lo dispuesto por la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política, adopta las presentes Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Naturaleza de la protección

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. como responsable del tratamiento de datos personales, por medio de estas políticas implementa todas las acciones necesarias para tratar y proteger los datos personales almacenados en sus bases de datos.

Objeto

Las presentes políticas tienen por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da tratamiento a todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee PLENITUD PROTECCIÓN.

Ámbito de la aplicación

Las presentes políticas se aplican a todas las bases de datos que administra PLENITUD PROTECCIÓN S. A. dentro de todas y cada una de sus dependencias tanto en su sede principal en la carrera 45D No 57 – 64 Sector Prado Centro en Medellín-Antioquia-Colombia, como en todas las sedes que en un futuro se puedan establecer, por parte de los Encargados del Tratamiento de los Datos Personales y de eventuales terceros que de una u otra manera gestionen bases de datos personales de PLENITUD PROTECCIÓN.

Principios

En el tratamiento de datos personales que realiza PLENITUD PROTECCIÓN S. A. se aplican todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013.

Consulta de políticas

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. pone a disposición de los titulares de los datos personales estas políticas en sus dependencias y en su página web www.grupoplenitud.com.co y demás medios idóneos de divulgación.

Categoría y clasificación de los datos

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. de acuerdo con los datos tratados, se acoge a la clasificación que ordena la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

Derechos de los titulares de los datos personales

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales; en tal sentido y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:

Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos de PLENITUD PROTECCIÓN.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a PLENITUD PROTECCIÓN S. A. por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de sus datos.
Ser informado por PLENITUD PROTECCIÓN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar, cuando sea el caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder y conocer en forma gratuita a los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la ley en el tratamiento de datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El titular de los datos personales.
Los causahabientes del titular de los datos personales.
El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

Responsable del tratamiento

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. NIT. 890919160-5, PBX: (57) 604 448 55 00, carrera 45D No 57 – 64 Sector Prado Centro en Medellín-Antioquia-Colombia, correo electrónico protecciondatos@grupoplenitud.co m.co es el responsable del tratamiento y de las bases de datos personales.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento. En el caso de PLENITUD PROTECCIÓN S. A. será encargado el empleado o contratista, ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo se encuentre el tratamiento de una base de datos específica, de acuerdo al acta de nombramiento que así lo designe.

Autorización para uso de datos personales

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. para el tratamiento de datos personales, solicita a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de la misma para los efectos legales.

Confidencialidad y seguridad de las bases de datos

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. pone a disposición todos, los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.

Medios para otorgar la autorización

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada.

Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a PLENITUD PROTECCIÓN S. A. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, PLENITUD PROTECCIÓN S. A. cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual PLENITUD PROTECCIÓN S. A. continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales PLENITUD PROTECCIÓN S. A. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines, para:

Desarrollar el objeto social de PLENITUD PROTECCIÓN S. A. conforme a sus Estatutos Sociales.
Cumplir con la normativa vigente en Colombia para empresas comerciales.
Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.
Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.
Compartir datos personales con otras empresas a nivel nacional e internacional para cumplir con los compromisos adquiridos con sus clientes y el desarrollo del objeto social de la empresa.
Entregar información a entes externos certificadores de calidad.
Suministrar datos personales para control y verificación por parte de a auditores externos y para procesos de licitación y/o contratación.
Llevar a cabo el desarrollo de actividades comerciales, transaccionales, para la obtención de servicios, responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, para la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente.
Para enviar al cliente información sobre novedades, productos, servicios y ofertas especiales, servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar.
Generar la facturación electrónica
Identificarlo como cliente y hacerle entrega de los servicios contratados.
Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados o no, con el adquirido por el Titular.
Atender todas sus opiniones, quejas y/o sugerencias.
Evaluar la calidad del servicio que le proporcionamos mediante las redes sociales y página web.
Confirmar la existencia legal, el giro comercial y las facultades de representación adecuadas para nuestros negocios.
Generar órdenes de pago.
Acreditar las declaraciones que se asienten en los contratos civiles y/o mercantiles que realicemos.
Establecer una base de datos de nuestros proveedores en general.
La generación de un expediente único de colaboradores y aspirantes.
La definición de un perfil que permita la ubicación más adecuada para considerar los servicios de colaboradores dentro de la empresa.
Realizar el alta y las contribuciones correspondientes a las obligaciones (empleador-trabajador) que determina el Código Sustantivo del Trabajo y sus demás correlativos.
Pagar honorarios, remuneraciones o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los titulares.
Cumplir con las obligaciones laborales, que se desprenden para PLENITUD PROTECCION S.A. como empleador, incluyendo, pero sin limitarse a: la evaluación de los candidatos interesados en ser empleados, la vinculación laboral, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, la gestión de bancos de hojas de vida y jornadas de reclutamiento para contratación de personal.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables que eventualmente recaigan en PLENITUD PROTECCION S.A frente a sus proveedores, clientes y empleados.
Cumplir con las obligaciones de prevención de lavados de activos y financiación de terrorismo.
Proveer los Servicios ofrecidos en el Sitio Web.
Efectuar reportes y atender requerimientos a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales.
Análisis estadístico e investigación de mercado.
Transmisión de información a terceros involucrados en la prestación o comercialización de los productos o servicios ofrecidos.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
Compartir la información a través de redes sociales y páginas de internet.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación celebrada con el Titular.

Prueba de la autorización

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. almacena en archivos físicos o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Actualización de las bases de datos

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. actualiza de manera permanente sus bases de datos de conformidad con lo señalado en la ley de tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. cuenta con una política de privacidad la cual se encuentra disponible en su página web www.grupoplenitud.com.co la misma forma parte integral de las presentes políticas.

Transferencia y/o transmision de datos para tratamiento por terceros nacionales e internacionales

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. transmite y/o transfiere de manera parcial o total los datos personales dentro de su propia empresa en otros países para extender los servicios que presta en Colombia a sus clientes en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de sus titulares e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante contratos o convenios que así lo establezcan.

Procedimientos

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos, los cuales sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus causahabientes o representantes.

Procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales

Para el ejercicio de sus derechos, el titular o sus representantes suministraran al menos la siguiente información:

Nombre del titular:
Identificación:
Procedimiento solicitado: Consulta, corrección, actualización, rectificar, suprimir o revocar.
Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud:
Documentos que corroboren la solicitud (opcional):
Datos de contacto: Dirección, Teléfono, Correo electrónico, Firma

En los procedimientos CG-720 Recolección y Autorización de Datos Personales y CG-721 Programa de integral de gestión, tratamiento y control de datos personales, se detallan los protocolos para la organización. Seguido a esto, se detallan los procedimientos base de consulta, actualización, supresión – revocación de datos personales.

Procedimiento para consulta sobre el tratamiento datos personales

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. pone a disposición de los titulares de los datos el correo electrónico protecciondatos@grupoplenitud.co m.co para elevar sus consultas; así mismo, recibe solicitudes en su sede: carrera 45D No 57 – 64 Sector Prado Centro en Medellín-Antioquia-Colombia PBX: (57) 604 448 55 00. En la solicitud el titular indicará los datos señalados en PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES especificando que el procedimiento solicitado es CONSULTA de los datos que la compañía posee de esta parte interesada.

Procedimiento para corrección, actualización, rectificación o supresión de datos personales

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. en cumplimiento de lo preceptuado por el régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante al recibir la solicitud conforme lo solicitado en PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. especificando que el procedimiento solicitado es CORRECION, ACTUALIZACIÓN de los datos que la compañía posee de esta parte interesada.

Si la solicitud resulta incompleta, PLENITUD PROTECCIÓN S. A., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes la fecha de su recepción, para que subsane las fallas.

La información requerida debe ser presentada por el solicitante dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento; si no lo hace se entenderá que ha desistido.

El término máximo que tiene PLENITUD PROTECCIÓN S. A. para atender la solicitud, es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

Procedimiento para revocar la autorización dada para el tratamiento de datos personales

El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, remitiendo la solicitud a PLENITUD PROTECCIÓN S. A, conforme el PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES especificando que el procedimiento solicitado es REVOCAR LA AUTORIZACION de los datos que la compañía posee de esta parte interesada.

PLENITUD PROTECCIÓN S. A. elimina o suprime el dato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, de lo contrario, el Titular, tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

Vigencia de la política

La presente política rige a partir del 26 de Diciembre de 2022.

CF – 551 V2